<%owen=request("id")%> 会议邀请,通过扎实的专业观众组织,专业买家邀请让您的展会人气攀升
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通过扎实的专业观众组织,专业买家邀请让您的展会人气攀升
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        如今在国内办展览,不再象以前一样,仅凭一纸招展函或者某政府机构的公文就能填满展场,随着展览市场的竞争加剧,参展商越来越注重展会的实效,选择余地也越来越大,“展览成功的关键在于观众组织”这一观点逐渐被认同,以往只紧盯展位销售的展览组织者也逐渐改变思路,将展览营销工作的重点转到专业观众的组织上来。比较有典范意义的案例如广交会、义博会等等,万商云集的旺盛人气是吸引参展商的最主要因素。

  在说明专业观众组织工作之前,我们必须明确一件事情:“专业观众”和“专业买家”这两个词是有区别的,这有助于我们理解一个展会真正的价值。一个企业去参加展览,当然能达成销售意向是最好的,即面向所谓的专业买家群体,但是,这些企业同时也有其他目的,比如行业交流、企业宣传、获得同行业信息、新产品测试市场等等。因此,我们反过来从专业观众的特征上看,就会发现其中有持有订单的专业买家,有行业专家或者管理者,有行业媒体和信息收集者,也有其他慕名而来者,这些群体对于参展商来说都或多或少是有帮助的,他们总体构成了专业观众群体。

  在专业观众的招揽招商方面,除了采用传统的通过电话、传真、邮件等方式直接招商,或者通过大量的面向选定的专业观众群体的媒介宣传(这要取决于你这个展会的预算费用),也可以委托一些专门的Call Center的公司协助,比如易拜资讯公司就承办过多场展览专业观众组织、邀请、邀约和审核工作。专业观众邀请七个成功因素如下图所示(来源于易拜资讯营销论坛讲座)

  专业观众邀请七个成功因素:邀请函制作要规范,访问话术要实用,会议亮点要突出,打对电话找对人,邀请函确保到手中,督促回执要到位,会前提醒要及时还有两种办法是必需采用的,一种是国外使用的数据库招商方式,也就是建立买家数据库,并不断维护这个数据库,使它数量越来越多,目标越来越准确。我曾经和励展集团、香港贸发局等机构探讨过,这种方法是行之有效的最佳途径。事实上,这种方法已经在国内普遍采用了,只是有些会展企业坚持的不好。深圳礼品展的蒋承文总经理曾经告诉我,他有30万的专业买家数据库,每年礼品展之前,他们先不招展,而是用三个月的时间招商,每家专业观众都会被邀请到,这样的结果是非常明显的,展会开幕前,会有大量专业观众来到深圳参加礼品展,有时候来的一整列火车里没有别的人,全部都是礼品展的买家。

另外的一种也很有效,即通过你的参展商来招商。在会展实务研究方面,大多数人得出的结论是这样的一条模式:参展商――展览组织者――专业观众,也就是说,展览组织者处于中间层面,即要招商又要招展,要把参展商伺候好,也要不辞辛苦地的挖掘专业观众,总之,参展商和专业观众都是展览组织者的客户。这在某种层面的理论上说是没错的,但是从营销角度讲就错了。在一次展览活动中,展览的组织者实际上是在承担参展企业的市场部或者宣传部的作用,组织者应该尽可能把自己与参展商划为同一个战线,变成与参展商一起谋划如何对专业观众拿出最好的宣传方案和市场推广效果,改变以往这种服务与被服务的对立关系。事实上,每个参展企业都有不少的买家群体的,他们也有意愿在展览这个热闹的场合里向老客户展示他们的新产品,而如果这个专业观众来了,对于展场内的其他企业来说,也许他就是一个新的买家。不必让你的参展商担心这个专业买家来了,会被别的企业抢走,你告诉他:“如果你不邀请他来,也许别人也会邀请他来,那么也许会因此疏远了你这个企业,所以最好还是你赶快邀请他来,他来了直接奔向你的展台总比先去别人的展台好,你把他吸引在你的展台20分钟,他一定还是你的客户”。与参展商一起共同邀请专业观众是门最好的艺术,使你和你的参展商也成为朋友和合作者的关系,这需要展览组织者和营销人员的细致和耐心。

  如果上述的解释你觉得不能马上解决问题(毕竟你认为业绩是最主要的,你更希望立竿见影),下面这个建议不妨试试。

  多数展览特别是商业性质的展览项目都是与产业链分不开的,所有展出的产品都有其上下游的产业链,举个例子,比如一个汽车展,它的上游是机械、电子、化工、纺织品等等,它的下游是金融信贷、保险、维修服务、个性装饰等等,把这些向两端延伸开,你会发现它们实际上都可能是这个展会的专业观众群体,但是你没有办法去寻找或者快速组织他们,那么,你可以采取与上述的产业相关协会或者学会组织专业论坛或者专业研讨会的办法,参加论坛的人都是最专业的优质观众。我在给大连的中国国际软件和信息服务交易会(软交会)做咨询的时候,就建议把专业论坛强化起来,结果在第四届,他们组织了八个行业信息化论坛,有机械行业、物流行业、零售行业、金融行业、林业等等,效果非常明显,而事实上组织他们也许并不难,因为这些行业本身也有信息化工作的会议,只是转移一个地方来到大连去开而已。

  专业观众组织的成功与否直接关系到展览的成功,它现在已经被称为展览的“生命线”,展览的组织者需要尽快在这方面细致策划并且认真坚持一段时间,会有成效的。

 
 
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