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商务会议邀约成功因素:细节决定全局
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一、商务会议邀约成功因素

    现在很多企业都将定期举行的研讨会、沙龙、高峰论坛作为维护老客户,吸引新客户的营销手段之一。一个活动的成功,除了选址、现场主持、主讲嘉宾,各方面细节外,现场的人数及气氛也起到了至关重要的作用。在邀请的各种手段时,电话邀约无疑是最为直接有效的邀请方法,那么在邀约的过程都需要哪些注意事项呢?

商务会议邀约成功因素

营销道具在不同程度上的重要性不亚于外呼代表的技巧,不管再好的活动,我们都无法做到在客户没有看到任何资料的情况下就同意参加,最基本的营销道具需要在邀约项目正式启动前设定完成,并要保证发送给每一个员工,除了电话脚本之外,营销道具对外发送都应使用统一版本:

1、电话脚本(话术)

    演员演戏需要剧本,因为演技是需要场景的设计及生动的语言来进行烘托的,演员按照编剧即定的剧本将对白背下来加上丰富的感情,再加上现场导演的指导,才能把一部戏演得出彩。这就是为什么名演员在接戏之前一定要看剧本的原因了。那么作为外呼代表来说,电话脚本就是起到了跟剧本一样的作用。很多地方把电话脚本也叫话术,从字面上很容易理解,即讲话、话语的艺术,专业的外呼代表也要具备驾驭话术的能力,将话术转变成适合自己风格又不失规范的话语。电话中的交流双方是看不到面部表情的,要想在关键的15秒以内引起对方的兴趣,其中85%来自于声音,另外的15%是措词,这时开场白就显得尤为重要。我们需要把第一句话设计的精彩,有亮点,在脚本正式启用前,需要进行拨测,拨测时开场白用不同的版本来进行,最终确定下来的一定是受欢迎程度最高的那个。良好的开场白可以降低客户拒绝的比例。但是我常常看到很多人对电话脚本非常的依赖,有的甚至是一个字不拉的照本宣读,我们要知道电话脚本的格式文字是固定的,外呼代表所面对的客户却是千差万别的,脚本是必备的营销道具,但是没有一个脚本可以起到一本万历的作用。

2、邮件发送

    邮件在所有营销道具里应该是最节约成本的,邮件模板在正式启用之前,要经过测试后才可给到外呼员工,测试至少要考虑会议介绍的主要内容,美观度、字体大小、颜色、清楚度等。发送邮件的技巧:
a、邮件的名字要起得直接有吸引力,比如刚刚与您通电话的XX发来的邮件,或是您需要的XX资料等,如果邮件字设定为XX研讨会邀请函,我想在同时几封未读邮件中,客户一定不会最先打开这封。
b、邮件中要有个性化的抬头,文首要先问侯或是赞美,文中要将活动的亮点做简单的介绍,文尾要表示需要客户的回复或约定再次来电的时间。这样让客户感觉到我们是在与他这个人在对话,而不是千篇一律的机械式的复制。

例如:

尊敬的XX经理(最好写职位,没有职位的可以用性别)
(空两格)我是XX研讨会组委会的XX,很高兴今天能够和您通上电话,您的谈吐很风趣。正如电话中所述,这次研讨会主要为XX类型的企业XX职位的人士举办,会议的主题主要为XXX,是一次非常难得的学习和经验交流的聚会,在此也竭诚邀请您能在百忙之中抽空参加。详细的资料请参照以下内容,期待着您的回复或我将在XX时间与您电话确认。
落款的个性签名以活动的需要进行修改,比如XX峰会组委会,但是个性签名的格式一定要规范。
在收到客户回复后,要第一时间回复邮件感谢客户的及时反馈,并确认报名已成功,提醒入场时携带邀请函等细节。

3、传 真

    传真测试至少要考虑会议介绍的主要内容,美观度、字体大小、清楚度等。切记传真的张数最好不要超过两张,纸张太多一个收传真的时间比较长,另一个内容繁多又没有重点的传真多数客户是没有兴趣看下去的。一般公司基本上是一个部门或整个公司共同使用一部传真机,我看到的很多人数不多的公司传真机通常放在前台,所以在发送传真时也要注明接收人,一个体现对客户的尊重,另外也能在最快的时间内将传真送达给客户。

4、短 信

    普通手机的短信容量是一条70个字(半角),所以根据一般人阅读的习惯,短信的设计最好不要超过70个字。外呼代表与客户沟通时,尽量说服客户留下手机号码,当客户报名在收到客户回执件时,可以用短信通知客户报名成功,告知会议时间、地点等,表示我们为其预留位置。这样一个是显得比较专业,另一个可以避免大事小事都要跟客户通个电话,也可降低通信成本。会议正式开始前一天,需要与已报名的客户进行最后一轮的电话确认,这一轮的电话确认除了在举办前了解客户的出席情况,及时了解客户到场的数量,如果人太少或太多都可以有补救的时间,更好地为活动现场做好准备。在电话最后确认可到场的客户后,发送最终确认短信,最终短信的作用除了提醒客户时间、地点外,可增加交通路线及会议当天的天气情况,包括与会酒店是否可停车(要根据字数编排),在上海找停车场是件很费力的事情,我们每天收到的短信数不胜数,但是贴心又实用的短信基本上少之又少。

5、提高实际到场率的其他举措

    在会议前用邮件的形式发送与本次会议相关的文章,最好是会议演讲嘉宾的经典之作,可引用“更多精彩内容,请亲临XX研讨会现场”等,提高客户的认知度。
最后一轮确认电话非常重要,一定要由经验丰富技巧好的外呼员工来与客户一一确认,去年的几次会议我们找这样的员工来拨打确认电话,确认下来的人数非但很少不来出席,反倒通过有效的沟通让已经报名的公司又增加了来参会的人员。
    以上营销道具的设计必须要换位思考,考虑客户心理,即便是免费类型的会议在文字上也不能让客户感觉到太多销售的成分,每一个细节的设计都要体现出专业规范。

二、员工技巧

1、培养认同感

    我们不管是给客户或是朋友推荐任何东西前,只有我们自己从心里认同了才会由衷的去给别人推荐。会议邀约在每次正式启动前的培训及项目启动会上都应该给员工灌输这本身就是一次非常难得的活动,培训师要能够清楚明白的介绍 次活动的主题和主要内容,最大的亮点在哪里,参会的人能够有什么样的收获,以及主讲嘉宾在自身领域的专业性和知名度。当然这样做也仍然会有员工在与客户交流时表现底气不足,那么我们就只能用最笨的办法,死记硬背,就象当时我们有一个市场调研项目,开始员工在说“XXX网发展联盟”时经常会说错,后来就一个一个的背,直到背对为止才上线。

2、专业度

    说到邀约成功低曾有员工说没有学过XXX方面的知识,不专业。这点我举个例子,就象我们去商场买一件电器,销售人员能够把这个电器的性能和使用方法说得很明白,但是你要是问他这个产品是怎么开发出来的,他都运用了哪些技术,我想没有一个销售人员能够答出来,因为如果能回答上来,他早就去做专家而不是做销售了。在电话销售中,能够提出问题的客户成功机率是非常高的,不懂的情况下可以不妨坦白告诉客户,您提的这个问题非常专业,超出了我的能力,我建议您到现场与专家和参会的人员一起来面对面来共同探讨这个问题。

三、数据的支持

    数据的匹配度及准确率高低,对于一个项目的成功起到了关键性作用。现在客户经常能够接到各种各样的活动邀约,即使是免费的,客户也不会盲目选择参加。所有在不同程度一方面增加了邀约的难度,另一个方面对数据的质量提出了更高的要求。我们需要根据会议的主题,适用的企业、部门及职位有针对性的进行邀约,数据与客户群越相符,邀约的成功率就越高。

四、总 结

    免费的会议邀约也是有一定难度的,从大的方面来说,一个成功的会议邀约起码包含了几下因素(以下包括但不限于):

  • 项目目标及执行计划
  • 目启动前的培训
  • 项目启动沟通会
  • 员工的接受度及考核成绩
  • 数据量及准确度
  • 员工邀约的技巧
  • 营销道具的设计和实用性
  • 提高实际到场率创新的举措
  • 进度的把握、回顾与改善

    只有每一个环节我们都掌握好,并把细节做到尽量完美,才能达到邀约的效果,保障客户实际到场率,为一场成功的市场活动打好前战。

 

 
 
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